Es scheint gar nicht so leicht zu sein, ein Event zu planen. So vieles, was Sie bedenken müssen und oftmals drängelt die Zeit, weil Sie ein wenig zu spät mit der Planung begonnen haben. Zum Glück gibt es u.a. die Eventzone, auf der Sie viele Künstler und Unterhalter buchen können. Doch es gibt fünf weitere Aufgaben, an die Sie bei einer guten Planung denken sollten:

Legen Sie ein Konzept fest

Definieren Sie das Ziel Ihres Events. Gibt es einen Anlass wie eine Hochzeit oder einen Geburtstag oder planen Sie ein Themenevent wie eine Tagung oder ein Krimi-Diner?

Sobald Sie das Ziel klar definiert haben, finden Sie auch die passende Zielgruppe, den Zeitrahmen und einen schönen Veranstaltungsort, der thematisch auf Ihr Zielevent zugeschnitten ist.

Das liebe Geld und die Ressourcen

Am Wichtigen sollten Sie nicht sparen, aber dennoch einen realistischen Blick auf alle Ausgaben werfen und sich immer überlegen, ob Sie Kosten durch Eigenleistung reduzieren können. Das funktioniert allerdings nur bei überschaubaren Veranstaltungen, nicht aber bei Massenevents.

Behalten Sie alles im Blick und erstellen Sie sich eine Checkliste, auf der Location-Miete, Technik-, Personal-, Verpflegung- und Marketingkosten sowie alles Weitere aufgelistet ist. So vermeiden Sie unschöne Budget-Überraschungen, denn je detailgenauer Sie planen, umso besser läuft Ihr Event anschließend ab.

Organisation ist viel Arbeit

So dürfen Sie Lieferungen, Personalmanagement, Präsentationen und Unterhaltungsprogramme miteinander in Einklang bringen, um einen reibungslosen Ablauf zu erhalten. Planen Sie immer Pufferzeiten ein, falls jemand sich verspätet oder technische Probleme für Verzögerungen sorgen.

Kommunikation und Marketing

Ziehen Sie Ihre Zielgruppe an. Überlegen Sie, welche Kanäle zur Bekanntmachung geeignet sind? Social Media, Tageszeitungen, Radiospots oder persönliche Einladungen? Seien Sie kreativ, aber achten Sie stets auf Ihre Zielgruppe und deren Bedürfnisse.

Wenn das Event vorbei ist, machen Sie einen Kassensturz: Was lief perfekt, wo gab es Probleme? Ziehen Sie Schlussfolgerungen für Ihr nächstes Event!